Privacyverklaring

Voor het laatst gewijzigd op 15 november 2024. Met deze privacyverklaring informeren wij u onder meer over welke soort gegevens wij verzamelen, waarvoor uw gegevens worden verwerkt en welke rechten u heeft.

Informatieaanvraag, boeking, opdracht tot

dienstverlening, advisering of aankoop

Welke gegevens verzamelen wij van u? Wanneer u informatie aanvraagt over een reis, cursus of activiteit, een boeking plaatst, opdracht tot dienstverlening geeft of aankoop doet, worden de gegevens die u verstrekt door ons vastgelegd. Wij verzamelen gegevens waaronder: • Naam, adres, woonplaats, telefoonnummer, e- mail • Geboortedatum • Geslacht • Betalingsgegevens • Noodzakelijke medische gegevens (indien u deze opgeeft) • Gegevens van uw persoonsdocument (paspoortnummer en/of ID-kaartnummer, geldigheid, geboorteplaats) • Gegevens over uw boot waarmee u de reis maakt • Gegevens over welke vaardocumenten u bezit (zoals marifooncertificaat, vaarbewijzen) • Gegevens zoals bekend bij de Rijksinspectie Digitale Infrastructuur (marifoon callsign, MMSI- nummer) • Gegevens over de geboekte reis, cursus, activiteit. Indien u voor andere personen boekt, dient u hiervoor door die persoon gemachtigd te zijn. Waarvoor gebruiken wij de gegevens? Bij een geboekte reis: • Uw gegevens zijn nodig om havens te reserveren, vergunningen aan te vragen, (nationale en internationale, binnen en buiten de EU) scheepvaartautoriteiten en grenspolitie te informeren, om u informatie te verschaffen over uw reis, voor relevante communicatie betreffende de boeking, voor een goede uitvoer van de reis en om de boeking en betaling af te handelen. • Uw NAW/telefoon/mailgegevens/bootgegevens worden gedeeld met de havenautoriteiten (havenmeesters, jachtclubs, verkeersposten), scheepvaartautoriteiten, grenspolitie en medereizigers. • Voor zover u hier toestemming voor geeft worden uw medische gegevens gedeeld met de hulpdiensten en/of medereizigers indien dit noodzakelijk is voor door u aangegeven behoeften, uw veiligheid of de veiligheid van derden. • Wij verwerken uw vaar-ervaring om te beoordelen of u voldoet aan de deelname-eisen van een reis. Dit is nodig voor uw veiligheid, die van anderen en voor de goede uitvoer van de reis. • Wij verwerken de bedrijfsnaam van uw verzekeraar en uw polisnummer ter controle of u beschikt over een bootverzekering, welke verplicht is. Bij een geboekte groepscursus: • Uw naam en mailgegevens kunnen worden gedeeld met medecursisten. NAW-gegevens, bankgegevens en gegevens over de geboekte activiteit, de kosten en de betaling worden verwerkt ten behoeve van de boekhouding, de debiteurenadministratie en incassohandelingen. Uw gegevens kunnen worden gebruikt voor een gerechtvaardigd belang van de onderneming of derden, zoals afhandeling van klachten, geschillen en rechtsvorderingen, voor zover uw belang niet dient te prevaleren. Grondslag Wij verzamelen uw gegevens voor de uitvoering van de overeenkomst die wij met u hebben. Daarnaast worden gegevens verwerkt op grond van het gerechtvaardigd belang van de onderneming en derden, voor zover uw belangen niet dienen te prevaleren. Voorts worden gegevens verzameld om te voldoen aan wettelijke plichten waaronder in het bijzonder de plicht tot het voeren van een boekhouding. Voor de verwerking van uw medische gegevens dient u uitdrukkelijk toestemming te verlenen. Hoe lang bewaren wij uw gegevens? Tenzij anders bepaald zullen persoonsgegevens tot uiterlijk 10 jaar na de reis bewaard worden. Voor zover gegevens nodig zijn voor de belastingadministratie worden deze gegevens gedurende de daarvoor geldende verplichte termijn (in de regel 7 jaar) bewaard. Van bovenstaande bewaartermijnen kan worden afgeweken vanwege een wettelijke plicht of een gerechtvaardigd belang van de onderneming of derden voor zover uw belang niet dient te prevaleren. Gegevens kunnen onder meer worden bewaard bij klachten, mogelijke geschillen of rechtsvorderingen tot 2 jaar na afhandeling van de klachten, het geschil of de rechtsvorderingen. Met wie delen wij uw gegevens? Wij stellen uw gegevens ter beschikking aan havens en autoriteiten indien en voor zover dat noodzakelijk is voor de goede uitvoering van de reis, voor het behartigen van de door u aangegeven behoeften, voor uw veiligheid of de veiligheid van anderen. De havens en autoriteiten zijn zelf verantwoordelijk voor de correcte verwerking van uw persoonsgegevens en zijn gebonden aan de regels omtrent privacy die gelden in het betreffende land. Bij de verwerking van gegevens wordt gebruik gemaakt van externe verwerkers zoals het boekingssysteem (invulformulieren van Jotform), het boekhoudsysteem, het e-mailsysteem, de boekhouding en voor de betaling en incasso.

Tijdens de geboekte activiteit

Welke gegevens verzamelen wij van u? Tijdens een geboekte activiteit maken wij beeldmateriaal van deelnemers en hun boten. Bij een reis vragen wij een naam, telefoonnummer en emailadres van een contactpersoon thuis. U geeft zelf toestemming voor het gebruik van deze gegevens. U dient hiervoor zelf toestemming te verkrijgen van de betreffende contactpersoon. Waarvoor gebruiken wij de gegevens? Beeldmateriaal wordt gebruikt: • voor intern gebruik, • voor commerciële doeleinden tijdens een reis/activiteit, gebruik op social media (Instagram, YouTube, Polarsteps, eigen bedrijfswebsite), • voor commerciële doeleinden bij promotie voor een volgende reis, danwel activiteit van ons. Contactpersoonsgegevens worden gebruikt indien bij calamiteiten de betreffende persoon thuis geïnformeerd moet worden in die situaties waarin u daar zelf niet toe in staat bent. Deze persoon kan dan verdere acties ondernemen waar dit buiten onze verantwoordelijkheid valt. Grondslag Wij verzamelen uw gegevens voor de uitvoering van de overeenkomst die wij met u hebben. Voor de verwerking van beeldmateriaal waarop u zelf, uw bemanning, uw boot te zien zijn dient u uitdrukkelijk toestemming te verlenen. Voor het gebruik van contactpersoonsgegevens geldt de grondslag Vitaal belang. Hoe lang bewaren wij uw gegevens? Tenzij anders bepaald zal beeldmateriaal tot uiterlijk 10 jaar na de reis bewaard worden. Contactpersoonsgegevens worden tot uiterlijk 1 jaar na een reis bewaard. Van bovenstaande bewaartermijnen kan worden afgeweken vanwege een wettelijke plicht of een gerechtvaardigd belang van de onderneming of derden voor zover uw belang niet dient te prevaleren. Gegevens kunnen onder meer worden bewaard bij klachten, mogelijke geschillen of rechtsvorderingen tot 2 jaar na afhandeling van de klachten, het geschil of de rechtsvorderingen. Met wie delen wij uw gegevens? Bij de verwerking van gegevens wordt gebruik gemaakt van de social media kanalen Instagram, YouTube, LinkedIn, software van Polarsteps, Xara- software (t.b.v. eigen website) en onze internetprovider. Deze partijen hebben hun eigen privacyverklaring en privacybeleid.

Evaluatie

Welke gegevens verzamelen wij van u? Wij verzamelen gegevens waaronder uw naam, de afgenomen reis/activiteit/dienst, uw beoordelingen van de reis/activiteit/dienst, uw andere feedback of informatie die u vermeldt in de evaluatie. Waarvoor gebruiken wij de gegevens? Wij gebruiken de gegevens voor interne evaluatie. Wij gebruiken de gegevens voor evaluatie en terugkoppeling aan de betrokken autoriteit. Wij gebruiken uw feedback voor promotiedoeleinden. Grondslag Wij verzamelen uw gegevens op grond van de uitvoering van de overeenkomst die wij met u hebben. Daarnaast worden gegevens verwerkt op grond van het gerechtvaardigd belang van de onderneming en autoriteit bij gedegen evaluatie van haar producten of diensten voor zover uw belangen niet dienen te prevaleren. Hoe lang bewaren wij uw gegevens? Gegevens in de evaluatie worden tot 5 jaar na de reis/activiteit/dienst bewaard. Met wie delen wij uw gegevens? Voor de uitvoering van de evaluatie wordt gebruik gemaakt van externe verwerkers zoals Google en Trustpilot. De gegevens kunnen worden doorgegeven aan de autoriteiten (haven/scheepvaart/grenspolitie). Afhankelijk van de situatie geschiedt dit geanonimiseerd. De gegevens kunnen worden doorgegeven aan potentiële of bestaande klanten ter promotie of informatie voor een toekomstige activiteit van ons bedrijf.

Nieuwsbrief en mailings

Welke gegevens verzamelen wij van u? Wij verzamelen gegevens waaronder uw naam en e- mailadres. Waarvoor gebruiken wij de gegevens? Wanneer u zich op de nieuwsbrief abonneert of klant bij ons bent, worden uw gegevens gebruikt om de digitale nieuwsbrief aan u toe te sturen. Wij vragen uw naam om de aanhef van de nieuwsbrief te personaliseren. Grondslag Bent u nog geen klant dan verwerken wij uw gegevens voor zover u ons toestemming heeft gegeven voor het gebruik c.q. versturing van de nieuwsbrief. Bent u reeds klant dan versturen wij u een nieuwsbrief op grond van het gerechtvaardigd commerciële belang van de onderneming bij het versturen van het meest actuele activiteitenaanbod aan haar klanten. Hoe lang bewaren wij uw gegevens? Uw gegevens worden voor deze doeleinden bewaard totdat u zich afmeldt. Afmelden kan onderaan iedere nieuwsbrief. Met wie delen wij uw gegevens? Voor het versturen van de nieuwsbrief maken wij gebruik van een extern mailprogramma YMLP.

Cookies en profilering

Welke gegevens verzamelen wij van u? Met uw toestemming verzamelen wij gegevens over uw surfgedrag en uw voorkeuren. Hiervoor worden tracking cookies en scripts gebruikt. Wij verzamelen hierbij uw IP-adres. Waarvoor gebruiken wij de gegevens? Deze gegevens worden gebruikt om te kunnen zien hoeveel mensen gebruik maken van onze website en waar de meeste aandacht naar toe gaat. Wij gebruiken geanonimiseerde gegevens. Grondslag De gegevens worden enkel verwerkt op grond van uw toestemming. Hoe lang bewaren wij uw gegevens? Uw profiel wordt uiterlijk 6 maanden na het laatste websitebezoek bewaard. Met wie delen wij uw gegevens? Uw profiel staat opgeslagen bij een externe analytics dienst.

Advertenties

Onze website is advertentie-/reclame vrij en om die reden verzamelen we ook geen geanonimiseerde klantgegevens om u gericht advertenties te kunnen tonen.

Beveiliging

Hoe beveiligen wij uw gegevens? Wij nemen alle passende organisatorische en technische voorzorgsmaatregelen om uw persoonsgegevens te beveiligen en eisen van derden die uw persoonsgegevens voor ons verwerken dat zij hetzelfde doen. Dit houdt onder meer in dat: • toegang tot uw persoonsgegevens is beperkt tot personen die deze gegevens behoren te verwerken door fysieke en digitale toegangsbeperking; • ons netwerk, de dataopslag en het datatransport is beveiligd -en waar dit passend is versleuteld- volgens de actuele beveiligingsstandaarden.

Verstrekking aan andere bedrijven en

instellingen

Op onze website worden social media knoppen getoond. Hiermee verzamelen de beheerders van deze diensten (Instagram, YouTube, LinkedIn) persoonsgegevens. Raadpleeg het privacy beleid, de privacyverklaring van deze diensten voor meer informatie over de verzamelde gegevens en wat zij hiermee doen.

Google Analytics

Wij gebruiken Google Analytics om bij te houden hoe bezoekers onze website gebruiken. Wij hebben een verwerkersovereenkomst met Google gesloten. Daarin staan strikte afspraken over welke data zij mogen verzamelen, zo hebben wij Google verboden de verkregen Analytics informatie te gebruiken voor andere Google diensten en laten wij de IP-adressen anonimiseren.

Google ReCAPTCHA

Wij gebruiken de reCAPTCHA-service van Google Inc. (Google) om het invullen van inschrijfformulieren op onze website te beschermen tegen spam en misbruik. ReCAPTCHA wordt gefaciliteerd door het bedrijf Jotform, Om reCAPTCHA te laten werken, wordt het IP-adres van de websitebezoeker, de muisbewegingen en eventueel andere gegevens verzameld. Deze informatie wordt verzonden naar Google en door hen verwerkt. Op basis van de analyse van deze gegevens kan Google bepalen of er sprake is van een echte websitebezoeker of een robot. Voor meer informatie verwijzen wij u naar het Google Privacybeleid en de Servicevoorwaarden.

Uw rechten

Als u vragen hebt, of als u wilt weten wat we precies over u weten, dan kunt u altijd contact met ons opnemen. We doen onze uiterste best om uw vraag altijd zo goed en zo snel mogelijk te beantwoorden. Uw rechten: • U heeft het recht uw persoonsgegevens in te zien en het recht uw persoonsgegevens te corrigeren. • U heeft het recht dat wij uw persoonsgegevens wissen voor zover deze niet langer nodig zijn voor de doeleinden waarvoor deze zijn verzameld en daarmee verenigbare doelen, of; de verwerking gebaseerd is op uw toestemming en u deze toestemming intrekt en er geen andere rechtsgrond voor de verwerking is, of; de verwerking is gebaseerd op een gerechtvaardigd belang van de onderneming of derden, u bezwaar maakt tegen de verwerking en uw belang prevaleert boven gerechtvaardigde belangen van de onderneming en derden. • U heeft het recht op beperking van de verwerking. • U heeft het recht op een digitale kopie van de door u aan ons verstrekte persoonsgegevens. • U heeft het recht gegeven toestemming in te trekken. • U heeft het recht om vanwege uw specifieke situatie bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens voor zover de verwerking is gebaseerd op het gerechtvaardigd belang van de onderneming of derden. • U heeft het recht om bezwaar te maken tegen gebruik van uw persoonsgegevens voor directe marketingdoeleinden waaronder profilering. • U heeft het recht een klacht in te dienen bij de toezichthouder Autoriteit Persoonsgegevens. Een verzoek kunt u richten aan onderstaand e- mailadres of postadres. Om ons te helpen met het verwerken van uw verzoek dient u zich te kunnen identificeren.

Wijzigingen

Wij dienen deze privacyverklaring af en toe aan te passen, onder meer vanwege veranderingen op de website, gewijzigde verwerkersdoeleinden, gewijzigde werkwijze of vanwege veranderende regelgeving. We zullen de inhoud van de verklaringen eenzijdig en zonder voorafgaande melding wijzigen.

Verantwoordelijke voor verwerking

Onderstaande onderneming is de verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Onderneming: OceanPeople. Postadres: Herkingsezeedijk 212 3249 BZ Herkingen Nederland E-mailadres: info@oceanpeople.nl Telefoonnummer: 06-54766255.